O Instituto Brasileiro de Museus (Ibram), criado pela Lei nº 11.906 em 2009, busca valorizar os museus e garantir o acesso às memórias nacionais. Para isso, ele administra trinta museus, sendo que dezenove deles possuem acervos bibliográficos, com doze incorporados por bibliotecas de museus que oferecem serviços bibliográficos especializados. O Centro de Documentação da Museologia (Cedoc), inicialmente chamado Centro Nacional de Estudos e Documentação da Museologia (Cenedom), foi criado em 2009 para centralizar documentos museológicos e gerencia dois acervos bibliográficos especializados. A Rede de Bibliotecas do Ibram, instituída pela Resolução Normativa Ibram nº 1 de 2020 e atualizada em 2021, visa potencializar a expansão do acesso à informação, integrando e articulando produtos, serviços e pessoal das bibliotecas e centros de documentação dos museus do Ibram. Atualmente, a Rede é composta por 20 bibliotecas especializadas, incluindo 19 bibliotecas de museus e a Biblioteca Central do Cedoc, com aproximadamente 300.000 itens.
Em busca de inovação e padronização, o Ibram firmou uma parceria com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) para desenvolver um Sistema Integrado de Bibliotecas (SIB). Este projeto de pesquisa, formalizado por um Termo de Execução Descentralizada (TED), teve como objetivo principal normatizar, monitorar e gerenciar as bibliotecas vinculadas ao Ibram. O Ibict, com sua vasta experiência em gestão de informação e bibliotecas desde sua criação em 1954, foi escolhido devido à sua atuação com padrões internacionais e seu fomento ao uso do software livre Koha. A proposta foi implementar uma única instalação do Koha que possa operar como um sistema multi-biblioteca, centralizando a infraestrutura e permitindo o compartilhamento de recursos e buscas consolidadas, mantendo a independência de cada biblioteca na gestão do acervo.
A implementação do sistema Koha enfrentou desafios relacionados à heterogeneidade das tecnologias utilizadas pelas bibliotecas dos museus. O projeto considerou três cenários de migração de dados: bibliotecas que já utilizam o padrão Marc 21, aquelas com sistemas de gestão de acervo que não usavam Marc 21 (requerendo conversão), e bibliotecas que não possuíam nenhum sistema (com entrada de dados manual ou por planilhas). O Koha, sendo um software livre e de código aberto, foi escolhido pela sua flexibilidade, conformidade com padrões internacionais como Marc21 e Unimarc, e a possibilidade de customização, como o desenvolvimento de um plugin para a tabela Cutter para atender às necessidades brasileiras. Ele oferece módulos para catalogação, circulação, aquisição, gestão de periódicos e usuários, além de um catálogo online (OPAC) para o público.